サイボウズを使って業務の見える化(2)

　サイボウズを使って業務の見える化（試行）の続編です。今回は実際のデータを使って簡単な分析を行ってみます。

　サイボウズのスケジュールには、前回の例（下図）のように入力しますが、今回は業務、会議となっている予定項目を、業務（定型）、業務（非定型）、会議、外出の4項目で入力しました。
　
　例）4/1 10:00-11:00　業務（定型） 業務報告書の作成



　このように入力した実績データを2月24日～3月11日までエクスポートし、Excelを使って分析してみます。

　Excelに読み込んだデータをピボットテーブルにし、条件付き書式を使って数値を読み取りやすくしました。

　これを見ると、部下の定型業務がタスクの数（データの個数 / 予定詳細）、所要時間共に一番多いことが分かります。これは、細かな定型業務をいくつも行っていることを表しています（1タスクあたり平均約2時間で38タスク）。

　一方、非定型業務の割合はSatohruの方が多く、部下との役割やスキルの違い等が表れています。

　そこで、タスク数をレーダーチャートにしてみました。

　Satohruの定型業務を部下にシフトできれば、非定型な業務にパワーシフトできます。また、部下がスキルを高めて非定型業務の幅が拡がれば、2人で負荷分散をしやすくなります。

　次に、会議の中身を見てみます。

　タスク（先頭2文字のみ表示）別に所要時間を表示していますが、パッと分かることは、Satohruは会議の機会が多いということです。ムダな会議をしている認識はありませんが、タスクを切り替えるにはコストがかかりますから、いかに会議を少なくするか？　というのが課題として浮かび上がってきます。

　以上、簡単ですが前回の続編でした。

　いずれまた、続きをレポートできればと思います。